洞鹿乡会务办理制度

（试行）

第一章总则

第一条  坚持严谨规范、务实高效原则。

第二条  坚持少开会、开短会、开好会原则。能不开的会议尽量不开，能分片、分线传达布置和征求意见的会议尽量不集中开大会；能缩减时间的会议尽量缩减；能合并的会议尽量合并召开。

第三条  坚持分工协作、认真周密细致的原则。

第二章  办会范围

第四条  由乡主要领导主持召开的乡村两级大会、综合性工作会议、县上召开的视频会和县领导、部门领导来乡召开的各类调研、座谈等会议由基层治理综合指挥室承办。其余会议由业务科室承办，基层治理综合指挥室协办。

第三章  会议报批

第五条  各承办科室确需召开会议，分管领导需提前1个工作日报告乡主要领导同意后组织召开。需村（社区）党支部书记参加的会议，报乡党委书记批准。

第四章  办会程序

第六条  会前准备

1.会议通知。由基层治理综合指挥室负责会议通知，于会前1天通知到各参会单位、人员，并明确告知会议召集人、会议主题及注意准备事宜等。会议通知发出后，基层治理综合指挥室及时跟踪接收情况，对没有回复的要及时电话通知。

2.会议请假。参会单位收到会议通知后按要求派人参会，未经同意不得随意扩大或缩小参会人员范围。对确有特殊情况不能参会的应按规定程序请假或根据会议需要派人代会，乡主要领导主持召开的乡综合性工作会议向乡主要领导请假并向基层治理综合指挥室告假，其他会议应向会议主持人请假后向会议承办科室告假。至少提前半天请假，临时特殊情况除外，不得会前请“霸王假”。

3.会议材料及会务物资准备。由乡主要领导主持召开的乡级综合性工作会议，会议材料由基层治理综合指挥室负责统一印发；其余会议由承办业务科室负责印发。基层治理综合指挥室承办的会议由基层治理综合指挥室负责准备签到册，业务科室承办的会议由业务科室准备签到册。会务所需的茶水等物资，由基层治理综合指挥室会同财政管理岗负责购置。

4.会议地点。上级视频会议按照设备地点安排会议室，乡村两级大会会议地点为洞鹿社区文化大楼五楼会议室，机关周一职工会及临时会议地点为乡机关二楼大会议室，党委会、领导调研地点为乡党委会议室。业务专题会原则上经济发展板块会议安排在该办公室会议区域，若有需要可安排在党委会议室，其余科室业务会安排在党委会议室。周五学习会及需要使用大屏幕投放的会议地点在“141”指挥中心，其余会议原则上不在“141”指挥中心召开。业务科室使用党委会议室，需提前告知基层治理综合指挥室，领取专题会议记录本、会议签到册，如遇会议冲突，由基层治理综合指挥室负责协调。

5.会场布置。乡村两级大会、综合性工作会议、上级视频会议、领导调研、座谈会等会议由基层治理综合指挥室负责布置会场，其余会议由涉及科室布置，基层治理综合指挥室协助。会场应在会议开始前提前15分钟准备就绪（包括会议材料摆放）。基层治理综合指挥室做好会议设施设备的日常维护，确保正常使用。会场布置应按照上级有关规定简洁、整齐、有序。

第七条  会中服务

1.会议记录。党委会会议记录由乡基层治理综合指挥室负责人负责记录；乡村两级大会、综合性工作会议、职工会、周五职工学习会会议记录由基层治理综合指挥室文书负责记录，由分管领导负责记录审核；业务专题调度会、上级视频会议、领导调研、座谈会等由业务分管领导指定科室工作人员做好会议记录，并做好记录审核。会议记录应完整、准确，不错记漏记。

2.会场服务。乡村两级大会、综合性工作会议、上级视频会议、领导调研、座谈会等由基层治理综合指挥室负责；其余会议由承办科室负责。全程跟踪会场，做好会议的茶水、音响、空调、投影等工作。

3.维护秩序。会议实行签到制度，基层治理综合指挥室承办的会议，原则上由基层治理综合指挥室会务岗负责清点人数，对迟到、缺席者进行登记。对无故迟到、缺席者要责成向乡党委作出说明。对会场内抽烟、接打手机、随意走动、打瞌睡等不遵守纪律的行为，要及时提醒并制止。业务科室承办的会议由业务科室负责会场纪律的维护。

第八条  会后事宜

会后，基层治理综合指挥室要将会议签到册、领导讲话、会议记录、会议照片等所有会议资料、文件收集存档，以备查考。根据保密原则，对需要回收的会议材料要逐份清查回收。